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  竞争性谈判程序“实践论”
http://www.liqin.com.cn  2009/11/13 9:07:00  机关采购网

  竞争性谈判是《政府采购法》规定的较为常用的采购方式之一,《政府采购法》第三十八条明确规定了竞争性谈判的程序:成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商。笔者现就竞争性谈判采购程序和实践中存在的矛盾进行探讨。

  环节一:成立谈判小组。谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。

  探讨:该环节意味着采用竞争性谈判采购方式的项目,首先要按规定从政府采购专家库中随机抽取专家,成立谈判小组。

  目前采用竞争性谈判采购方式的项目一般需要10多天才能完成,即项目从开始执行到确认成交供应商,基本需要10多天时间。另根据《政府采购评审专家管理办法》第十七条规定的要求,“财政部门、采购人和代理机构的有关工作人员应对评审专家的私人情况予以保密。”说明在这10多天内,谈判小组人员构成等情况对外是要求保密的。为了达到保密的要求,入选的专家必须接受监控,即谈判小组“工作之余”不允许离开预设的固定工作场所。

  而目前政府采购专家库中的专家成员大部分为在职人员,每个人都有自己的本职工作,时间的灵活度不大,实际工作中若要求谈判小组人员在10多天内集中起来完全离职专门从事政府采购事务的难度太高。若允许谈判小组“工作之余”离开工作场所,由于谈判小组大部分时间游离在监督之外,将导致保密失控。假设抽到的专家均为非在职人员,能够满足在10多天内专门从事政府采购业务,那么,制作谈判文件劳务费及评审费将不是一笔小数目,而且在10多天内如何管理谈判小组成员,也是采购代理机构面对的一大难题。

  因此,在正式谈判之前就成立竞争性谈判小组弊大于利,不仅增加了采购成本,而且容易泄露评审专家的信息,可操作性差。笔者认为,在谈判阶段成立谈判小组为宜。

  环节二:制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

  探讨:该环节没有明确说明由谁负责制定谈判文件,是采购代理机构,或者是谈判小组?或由二者共同完成?还是由采购代理机构编制,谈判小组审核?

  如果由谈判小组负责编制谈判文件,由于一个政府采购项目通常有2~5家采购人参加,若要求谈判小组在短时间内完成多个谈判文件的编制,是很难实现的,况且谈判小组的成员因自身工作的需要,几天内组织在一起的难度很大。如果在谈判文件编制过程中,出现某个相关人员因故不能及时审核、确认谈判文件,那么,整个谈判文件的编制时间将会延长许多。因此,要组织谈判小组在若干天内专门从事谈判文件的编制也是不太现实的。当项目采购预算金额很大,采购人数量较少时,成立谈判小组负责编制谈判文件也许有一定的实际意义。

  因此,在《政府采购法》等有关法规没有详细规定由谁来编制谈判文件的情况下,在实际操作中,通过对《政府采购法》第六十二条“集中采购机构的采购人员应当具有相关职业素质和专业技能,符合政府采购监督管理部门规定的专业岗位任职要求”的理解可知,应以采购代理机构项目负责人编制谈判文件为宜。因为项目负责人是应当具备了相关素质和专业技能、符合专业岗位任职要求的人。实践中若遇到技术要求等特别复杂的项目,可咨询有关专家。

  环节三:确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。

  探讨:该环节类似实行资格前审。笔者认为此规定欠妥,因为目前法律法规上并没有说明竞争性谈判该谈多少轮次,如果仅让少数供应商谈判,因谈判候选人范围变窄,不利于充分竞争,可能会导致价格“谈不下来”。极端现象为,一旦入选的几家供应商熟络,有“默契”的意图,可能存在“串标”的隐患。

  因此,应尽量不采取资格前审,而是采取资格后审的方式,让更多潜在的供应商报名参加竞争,让符合资格条件的供应商全部入围。由于入围供应商数量增加,从而增加了谈判的竞价、降价力度,然后按公布的评定标准推荐成交候选供应商。特殊情况下必须实行部分入围的,也应当采用随机抽取的方式确定参加谈判的供应商方显公正。

  环节四:谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

  探讨:该环节所说的谈判小组所有成员,按笔者的理解,如果项目一开始就成立谈判小组,此阶段的谈判小组成员应该就是项目一开始时成立的谈判小组成员。基于笔者前文对“成立谈判小组”的探讨,认为在该环节成立谈判小组,具有较强的操作性。

  环节五:确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。

  探讨:参加谈判的供应商在规定多长的时间内进行最后报价才有效?“规定时间”是个很重要的问题,处理不当往往会引发质疑投诉。在现实中,很多供应商参加竞争的代表不一定很熟悉政府采购业务,“非专业”的状况很普遍,在谈判过程中,他们往往要多次请示公司负责人或者技术骨干方能定夺,通常超出“规定时间”才能报价。

  因此,在法律未明确规定“规定时间”的情况下,如果能在谈判文件中描述最后报价的规定时间,使谈判单位代表人早有准备,将更加公开、公正。这样不但可以降低质疑、投诉的风险,还会增加谈判的成功率,有利于提高政府采购工作效率。

  另外,对于“采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商”的条款,在实践中往往会遇到两种情况:一是所有谈判供应商提供的需求、质量和服务经评定为相等,二是更多不同的供应商提供的产品质量和服务不相等,而且不可能相等。对于第一种情况,谈判小组采用其报价最低的原则确定成交供应商就可以,但出现第二种情况时,谈判小组应如何处理?目前尚未有具体规定,亟待明确和补充。

  笔者认为,不防做如下处理:如果谈判小组评定供应商提供的产品质量和服务不相等,可将其不相等的因素以约定的折扣系数折算为价格,以最终价最低成交代替最低报价成交。当然,这些折扣系数务必事前在谈判文件中列明。

 
 


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